Wir machen denselben Fehler — zum zweiten Mal

Es gibt einen Fehler, den wir bei der Digitalisierung gemacht haben. Wir haben ihn erkannt, analysiert, auf Konferenzen besprochen. Und jetzt machen wir ihn erneut — nur mit besserer Software.

Als die Digitalisierung die Büros erreichte, haben wir nicht neu gedacht. Wir haben übersetzt. Physische Ordner wurden zu digitalen Verzeichnisbäumen. Papierformulare wurden zu elektronischen Masken, Stempelfeld inklusive. Umlaufmappen wurden zu E-Mail-Ketten. Der Inhalt blieb — nur das Medium wechselte.

Michael Hammer hatte das 1990 bereits klar formuliert: Automatisiere nicht, was du eliminieren solltest. Sein Aufsatz löste eine ganze Managementbewegung aus, die Prozesse nicht automatisieren, sondern neu erfinden wollte. Wir hatten die Diagnose. Und trotzdem: Bis heute finden sich in Unternehmen Prozesse, die nach der Logik des Aktenschranks von 1985 funktionieren — jetzt eben im SharePoint.

Ein Ochsenfuhrwerk mit Düsentriebwerk

Stell dir ein Ochsenfuhrwerk aus dem frühen 20. Jahrhundert vor. Die ersten Benzinmotoren werden erfunden. Man baut sie in den Ochsenwagen ein — und ersetzt die Ochsen. Bald merkt man, dass stärkere Motoren höhere Geschwindigkeiten erlauben, was das Fahrwerk überfordert. Also tauscht man die stahlbeschlagenen Holzräder gegen Gummireifen — erst eines, dann zwei, irgendwann alle vier. Das Grundgerüst des Ochsenwagens bleibt.

Dann wird das Düsentriebwerk erfunden. Und man baut es in den Ochsenwagen ein.

Du merkst, wo die Geschichte ins Absurde abdriftet. Und natürlich ist sie überspitzt. Aber wenn wir sie auf die Gegenwart übertragen, ist sie maßlos untertrieben.

Denn genau das passiert gerade. Wir haben digitale Prozesse, die ihrerseits schon digitalisierte Analogprozesse sind. Und jetzt legen wir KI obendrauf. Dreifach geschichtet. Das Grundgerüst: unangetastet.

KI auf kaputte Prozesse — das neue Normal

Wenn du heute in Unternehmen schaust, wie KI eingesetzt wird, siehst du dasselbe Muster — in neuem Gewand.

Word mit KI-Assistent. E-Mail mit KI-Antworten. Freigabeprozesse mit KI-Vorbewertung. Management-Reports, jetzt von der KI generiert. Meetings, jetzt von der KI transkribiert. Und vor die alte Website: ein Chatbot.

Das Grundmuster ist immer gleich: Die schlechte Architektur bleibt. Die KI macht sie effizienter.

Das ist kein Fortschritt. Das ist Kosmetik mit Rechenleistung.

Was die Zahlen sagen

Die Zahlen von McKinsey belegen, was viele spüren, aber selten laut sagen: 88 Prozent der Unternehmen setzen KI mittlerweile in mindestens einer Funktion ein. Aber nur 6 Prozent gelten als echte „AI High Performer" — also Organisationen, die messbare Ergebnisse auf der Ergebnisebene erzielen. Und der Unterschied zwischen diesen 6 Prozent und dem Rest? Die AI-High-Performer sind dreimal häufiger bereit, Workflows grundlegend neu zu gestalten, statt KI einfach auf bestehende Prozesse zu legen.

Fast 80 Prozent der Unternehmen schichten KI über bestehende Prozesse, ohne die Art und Weise, wie Arbeit tatsächlich fließt, neu zu denken. Nur 21 Prozent haben mindestens einen Workflow wirklich neu gestaltet.

Wir reden also über eine Technologie mit einem geschätzten Wertschöpfungspotenzial von 2,6 bis 4,4 Billionen Dollar jährlich — und die grosse Mehrheit nutzt sie, um bestehende Reibungsverluste etwas eleganter zu kompensieren.

Warum wir das tun — und warum es so schwer ist, damit aufzuhören

Das ist keine Frage von Technologie. Es ist eine Frage von Komfort und Kontrolle.

Prozesse sind geronnene Machtverhältnisse. Sie spiegeln wider, wer im Unternehmen das Sagen hat, wer Informationen besitzt, wer Freigaben erteilt. Wenn man einen Prozess wirklich neu denkt, stellt man damit implizit Rollen, Abteilungsgrenzen und Entscheidungsrechte infrage. Das macht es unangenehm. Also optimiert man lieber — statt zu gestalten.

Hinzu kommt: KI ist verführerisch bequem. Ein Knopf im bestehenden Tool. Eine Zusammenfassung auf Knopfdruck. Das gibt das Gefühl, moderner zu sein — ohne die Kosten einer echten Transformation.

Aber: Ist ein schlecht designter Prozess, der jetzt schneller läuft, wirklich ein Fortschritt?

Besonders folgenreich: das Bildungssystem

Was in Unternehmen ärgerlich ist, wird im Bildungssystem zum strukturellen Problem — denn hier entscheidet sich, wie die nächste Generation mit KI umgehen wird.

Auch dort dasselbe Muster: KI bewertet Hausaufgaben vor, generiert Stundenpläne, beantwortet Schülerfragen. Aber die Grundfragen bleiben unangetastet: Prüfen wir noch das Richtige? Fördern wir Anwendung und Transfer — oder weiterhin die Reproduktion von Wissen, das morgen jede KI auf Knopfdruck liefert?

KI-Tutoren als smarteres Nachschlagewerk, KI-Zusammenfassungen statt Lesekompetenz, automatisch generierte Arbeitsblätter für denselben Frontalunterricht — das ist nicht Bildung im KI-Zeitalter. Das ist der Ochsenwagen mit Düsentriebwerk — in der Schule.

Und der Einsatz ist höher. Unternehmen können Prozesse irgendwann neu gestalten, wenn der Leidensdruck gross genug wird. Was aber passiert mit einer Generation, die gelernt hat, KI zu benutzen — aber nicht, zu denken, was sie damit eigentlich erreichen will?

Worum es eigentlich geht

KI ist kein Beschleunigungswerkzeug für alte Logiken. KI ist ein Instrument, das komplexe Zusammenhänge mit einer Präzision analysieren kann, die uns bisher schlicht nicht zur Verfügung stand — und damit ein Gestaltungswerkzeug für völlig neue Prozessarchitekturen.

Die entscheidende Frage lautet nicht: Wie können wir KI in unsere Abläufe integrieren?

Sie lautet: Welche Abläufe würden wir heute überhaupt noch so gestalten — wenn wir frei wären?

Welche Freigabestufen gibt es, weil das Vertrauen fehlt — nicht weil sie Wert erzeugen? Welche Reports werden produziert, weil man sie immer produziert hat — nicht weil jemand auf Basis dieser Informationen besser entscheidet? Welche Lerninhalte werden vermittelt, weil sie sich immer schon im Lehrplan befanden — nicht weil sie auf eine KI-Welt vorbereiten?

Das sind die Fragen, die KI ermöglicht zu stellen. Wenn man sie stellt.

Was auf dem Spiel steht

Die Digitalisierung hat uns gelehrt, dass das Zeitfenster für echte Gestaltung nicht unbegrenzt offen bleibt. Wer damals analoge Prozesse 1:1 digitalisiert hat, kämpft heute noch mit den Konsequenzen.

Wer heute dasselbe mit KI macht, wird in fünf Jahren gegen Organisationen antreten, die den Mut hatten, neu zu denken.

Die Nutzung ist breit — der Wert im Massstab bleibt schwer fassbar. Workflow-Redesign ist nicht optional: Die Gewinner bauen keine Modelle drauf; sie bauen Prozesse um.

Das ist keine technische Aussage. Das ist eine strategische.

Die Frage, die bleibt

Wir diskutieren darüber, ob KI halluziniert. Ob KI-Texte die menschliche Komponente vermissen lassen. Ob Europa mit den USA oder China mithalten kann.

Das sind legitime Fragen. Aber sie lenken ab von der eigentlich unbequemen: Warum schöpfen wir das, was KI tatsächlich ermöglichen würde, nicht einmal annähernd aus?

Was müsste in deiner Organisation — oder in euren Schulen — passieren, damit die Frage nicht lautet „Wie nutzen wir KI?" — sondern „Was wollen wir eigentlich erreichen, und wie sieht der Weg aus, wenn wir neu beginnen dürften?"